Tính năng Trộn thư trong Word 2010 là một công cụ hữu ích đồng hành cùng những ai cần gửi một số lượng lớn thư mời, thông báo, hoặc phiếu điểm. Nếu bạn là giáo viên cần gửi thư mời họp phụ huynh hay các thông báo khác mà phải gõ thủ công từng cái một, chắc chắn sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức. Mail Merge sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về cách trộn thư trong Word 2010. Bắt đầu thôi nào!
Trộn Thư Trong Word (Mail Merge) Là Gì?
Trộn thư (Mail Merge) là một tính năng nâng cao trong Microsoft Word, giúp bạn xử lý việc chèn các danh sách, tệp tin vào một mẫu văn bản cố định như thư mời, thông báo, phiếu điểm, bảng lương hàng tháng… Đây là công cụ quan trọng giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
Cách Trộn Thư Trong Word 2010
Để hoàn thành quy trình trộn thư, bạn cần có hai loại tài liệu:
- Văn bản gốc: Nội dung văn bản đã được soạn thảo sẵn và để trống các thông tin cần điền, như tên, địa chỉ, số điện thoại…
- Dữ liệu gốc: Thông tin chi tiết của những đối tượng mà bạn muốn gửi thư.
1. Trộn Thư Trong Word 2010 Bằng Cách Tạo Mới Danh Sách Chèn
Bước 1: Truy cập tab Mailings trên thanh công cụ > chọn Start Mail Merge > chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 2: Cửa sổ Mail Merge hiện ra.
- Ở mục Select document type, chọn Letter > chọn Next: Starting document.
- Chọn Use the current document trong mục Select starting document > chọn Next: Select recipients.
- Chọn Type a new list trong mục Select recipients > chọn Next: Write your letter.
Bước 3: Cửa sổ New Address List xuất hiện > chọn Customize Columns.
Bước 4: Trong hộp thoại Customize Address List, bạn có thể tùy chỉnh dữ liệu như:
- Add: Thêm trường.
- Delete: Xóa các trường có sẵn.
- Rename: Đổi tên trường có sẵn.
Sau khi hoàn tất, nhấn chọn OK.
Bước 5: Điền thông tin cơ bản của các trường. Ví dụ:
- New Entry: Thêm dòng mới.
- Delete Entry: Xóa dòng.
- Find: Tìm kiếm.
Sau khi hoàn tất, chọn OK.
Bước 6: Cửa sổ Save Address List xuất hiện > Đặt tên cho tập tin này rồi chọn Save.
Bước 7: Tại khung Mail Merge Recipients, bạn có thể sửa đổi qua các chức năng như:
- Sort: Sắp xếp lại dữ liệu.
- Filter: Lọc ra những danh sách cần thiết.
- Find duplicates: Tìm và xóa các dữ liệu giống nhau.
- Validate address: Xác nhận địa chỉ.
Sau đó chọn OK.
Bước 8: Quay lại cửa sổ Mail Merge.
- Chọn Use an existing list trong Select recipients > chọn Next: Write your letter > chọn More items.
Bước 9: Hộp thoại Insert Merge Field xuất hiện > chọn Database Fields.
- Chọn vào trường đã thiết kế > chọn Insert tại các vị trí > chọn Next: Preview your letter.
Bước 10: Sau khi đã chèn xong các trường > chọn Next: Complete the merge.
Bước 11: Trên thanh công cụ, chọn tab Mailings. Tại mục Finish & Merge > chọn Edit Individual Documents.
- Cửa sổ Merge to New Document hiện ra > chọn All > chọn OK.
2. Trộn Thư Trong Word 2010 Bằng Cách Sử Dụng File Excel
Bước 1: Thực hiện các bước 1 và 2 như cách trộn thư bằng cách tạo mới danh sách chèn ở trên. Nhưng ở mục Step 3 of 6 > chọn Use an existing list > chọn Browser.
- Chọn file Excel có dữ liệu cần > chọn Open.
Bước 2: Chọn sheet chứa dữ liệu trong file Excel > chọn OK.
Bước 3: Thực hiện lại từ bước 7 đến bước 11 như cách trộn thư bằng cách tạo mới danh sách chèn ở trên.
Lưu ý: Khi trộn thư với file Excel, danh sách trong file cần được tạo từ dòng đầu tiên. Không được có các ô trống bên trên và bên dưới để tránh tạo các biểu mẫu trống.
Cách Trộn Nhiều Thư Trong Word 2010
Để trộn nhiều thư trong một trang giấy:
Bước 1: Chuẩn bị bảng dữ liệu và phần nội dung file Word cần trộn.
Bước 2: Copy nội dung của file Word > vào thẻ Mailings > chọn Start Mail Merge > chọn Labels > chọn New Label.
- Cửa sổ Label Detail xuất hiện, thiết lập các thông số rồi chọn OK.
- Dán phần nội dung đã copy vào ô nhãn đầu tiên > chọn Update Labels trong thẻ Mailings để nhân lên nhiều nhãn khác.
Bước 3: Trong thẻ Mailings, chọn Select Recipients > chọn Use Existing List > chọn file Excel chứa dữ liệu cần chèn.
Bước 4: Tại vị trí cần điền thông tin trên nhãn đầu tiên của file Word, chọn Insert Merge Field và chọn nội dung tương ứng.
- Sau khi chọn xong, nhấn Update Labels để nhập thông tin cho các nhãn còn lại.
Bước 5: Chọn Preview Results để kiểm tra kết quả. Nếu đúng, các mục thông tin sẽ hiển thị tương ứng với bảng dữ liệu.
Trên đây là các bước trộn thư trong Word 2010. Hãy Like & Share bài viết nếu bạn thấy hữu ích và đừng quên truy cập Khan để biết thêm nhiều thủ thuật hay nhé!
Ý kiến bạn đọc (0)