Cách tô màu dòng có điều kiện trong Excel cực dễ

Khi làm việc trên Excel với những bảng tính chứa hàng trăm, hàng ngàn dòng dữ liệu, việc tô màu ô giúp chúng ta dễ dàng phân biệt và quản lý. Vậy làm sao để có thể tô màu dòng có điều kiện trong Excel một cách nhanh chóng mà không phức tạp? Hãy cùng Khan khám phá qua bài viết dưới đây.

Định dạng màu có điều kiện là gì?

Định dạng màu có điều kiện là việc sử dụng màu sắc để thay đổi ô dựa trên giá trị bên trong nó. Ví dụ, nếu ô chứa chữ “Có”, ô đó sẽ có màu hồng; nếu chứa chữ “Không”, ô sẽ chuyển sang màu vàng. Điều này rất hữu ích trong việc quản lý và xem xét dữ liệu, đặc biệt là với những bảng tính lớn.

Tô màu dòng có điều kiện trong Excel bằng Conditional Formatting

Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) là công cụ trong Excel giúp thay đổi định dạng của ô, bao gồm màu chữ, kích thước chữ, màu ô,… Chúng ta có thể tận dụng công cụ này để tô màu dòng có điều kiện trong Excel.

Hướng dẫn cách dùng Conditional Formatting

Bước 1: Chọn toàn bộ bảng tính

Trên thẻ Home, chọn Conditional Formatting.

Bước 2: Chọn New Rule

Chọn New Rule.

Bước 3: Lựa chọn điều kiện để tô màu trong mục Select a Rule Type

Có nhiều tùy chọn cho điều kiện như:

• Format all cells based on their values: Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị bên trong.
• Format only cells that contain: Chỉ định dạng các ô chứa nội dung nhất định.
• Format only top or bottom ranked values: Chỉ định dạng các giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất.
• Format only values that are above or below average: Chỉ định dạng các giá trị trên hoặc dưới giá trị trung bình.
• Format only unique or duplicate values: Chỉ định dạng các ô duy nhất hoặc trùng lặp.
• Use a formula to determine which cells to format: Sử dụng công thức để quyết định ô nào cần định dạng.

Ví dụ, để tô màu các dòng xen kẽ nhau, chọn Use a formula to determine which cells to format và sử dụng công thức:

=MOD(ROW(),2)>0

Bước 4: Định dạng màu sắc

Sau khi nhập công thức, nhấn Format….

Bước 5: Chọn màu sắc

Trong bảng Format Cells, chọn tab Fill, chọn màu sắc mong muốn và nhấn OK. Excel sẽ đưa bạn trở lại bảng New Formatting Rule, nhấn tiếp OK.

Kết quả

Dòng màu sẽ được tô theo điều kiện bạn đã thiết lập.

Các ví dụ tô màu dòng có điều kiện trong Excel

Công thức so sánh các giá trị

Bước 1

Chọn toàn bộ bảng tính trên thẻ Home, chọn Conditional Formatting.

Bước 2

Chọn New Rule.

Bước 3

Chọn Use a formula to determine which cells to format. Nhập công thức:

=$F2>25

Ví dụ, để tô màu những dòng có số ngày công lớn hơn 25.

Bước 4

Nhấn Format… để định dạng và sau đó nhấn OK.

Kết quả

Dòng có số ngày công > 25 sẽ được tô màu.

Hàm AND và OR

Bước 1

Chọn toàn bộ bảng tính trên thẻ Home, chọn Conditional Formatting.

Bước 2

Chọn New Rule.

Bước 3

Chọn Use a formula to determine which cells to format. Nhập công thức theo nhu cầu:

=AND(điều kiện 1, điều kiện 2)

Hoặc

=OR(điều kiện 1, điều kiện 2)

Công thức so sánh giá trị trên hoặc dưới trung bình

Bước 1

Chọn toàn bộ bảng tính trên thẻ Home, chọn Conditional Formatting.

Bước 2

Chọn New Rule.

Bước 3

Chọn Use a formula to determine which cells to format. Nhập công thức:

=$F2<AVERAGE($F$2:$F$11)

Ví dụ, để định dạng các ô có số ngày công nhỏ hơn trung bình.

Kết quả

Định dạng có điều kiện cho ô trống

Bước 1

Chọn toàn bộ bảng tính trên thẻ Home, chọn Conditional Formatting.

Bước 2

Chọn New Rule.

Bước 3

Chọn Format only cells that contain. Trong mục Format only cells with:, chọn Blanks. Nhấn Format… để định dạng và nhấn OK.

Kết quả

Hy vọng sau bài đăng này, bạn đã hiểu rõ cách để tô màu dòng có điều kiện trong Excel. Đừng quên Like, Share và ghé thăm Khan thường xuyên để cập nhật thêm nhiều thủ thuật hữu ích khác nhé!