Cách tách chữ trong Excel liệu bạn đã biết?

Thao tác soạn thảo trên các ứng dụng máy tính, đặc biệt là Excel, đang được sử dụng phổ biến trong các công việc hàng ngày, bao gồm cả quá trình học tập. Tuy nhiên, bạn sẽ gặp nhiều tình huống khó khăn nếu chưa thành thạo các công cụ. Nhằm giúp bạn thành thạo hơn trong việc sử dụng Excel, hôm nay hãy cùng khan.com tìm hiểu những cách tách chữ trong Excel một cách nhanh chóng, hiệu quả ngay sau đây nhé.

Cách tách chữ trong Excel sử dụng hàm Search

Hàm Search sẽ là một công cụ hữu ích giúp bạn tách chữ trong Excel. Hàm Search được sử dụng để xác định vị trí của một văn bản con trong một văn bản tổng. Bạn chỉ cần chọn nơi muốn tách chữ trong bảng tính, rồi nhập hàm Search theo cú pháp:

Cú pháp sử dụng là:

=SEARCH(find_text,within_text,[start_num])

Trong đó:

• find_text: đoạn văn, chữ cái, hoặc kí hiệu cần tìm (văn bản con)
• within_text: văn bản tổng chứa văn bản con cần tìm
• [start_num]: tùy chọn vị trí bắt đầu tìm kiếm trong within_text

Cách tách chữ trong Excel sử dụng hàm RIGHT – LEFT – MID

Ngoài ra, khi muốn tách chữ trong Excel, bạn có thể sử dụng tổ hợp các hàm RIGHT, LEFT, và MID.

Hàm LEFT

Hàm LEFT có tác dụng tách chính xác số ký tự từ văn bản gốc từ bên trái. Bạn chỉ cần chọn vị trí cần tách rồi nhập hàm theo cú pháp:

Cú pháp sử dụng là:

=LEFT(text, [num_chars])

Trong đó:

• text: văn bản
• [num_chars]: số ký tự bạn muốn lấy

Ví dụ: Bạn có một danh sách bao gồm cả mã và tên, giờ bạn muốn tách mã sản phẩm thành cột riêng biệt. Bạn nhập hàm như sau:

=LEFT(A2,6)

Trong đó:

• A2: văn bản
• 6: 6 ký tự đầu từ trái sang

Hàm RIGHT

Hàm RIGHT có công dụng tách văn bản từ bên phải văn bản gốc. Bạn chỉ cần chọn vị trí cần tách rồi nhập hàm theo cú pháp:

Cú pháp sử dụng là:

=RIGHT(text,[num_chars])

Trong đó:

• text: văn bản
• [num_chars]: số ký tự muốn tách ra

Cách sử dụng và công dụng của hàm RIGHT cũng tương tự như hàm LEFT.

Hàm MID

Hàm MID có tác dụng lấy giá trị ở vị trí giữa văn bản theo mong muốn của người dùng. Bạn chỉ cần chọn những giá trị muốn tách rồi nhập hàm theo cú pháp:

Cú pháp sử dụng là:

=MID(text, start_num, num_chars)

Trong đó:

• text: văn bản bạn muốn lấy ký tự
• start_num: điểm bắt đầu lấy ký tự
• num_chars: số ký tự muốn lấy

Ví dụ: Bạn có một danh sách sản phẩm gồm tên công ty, tên sản phẩm và mã sản phẩm. Bạn muốn tách tên sản phẩm ra. Bạn chỉ cần nhập hàm:

=MID(A1,8,40)

Trong đó:

• A1: ô dữ liệu
• 8: điểm bắt đầu của tên
• 40: Số chữ cái trong sản phẩm

Cách tách chữ trong Excel sử dụng hàm LEN

Hàm LEN về cơ bản không phải công cụ giúp tách chữ trong Excel, nó thường được dùng để đếm số ký tự trong văn bản. Tuy nhiên, hàm LEN thường chỉ được sử dụng rộng rãi bởi những người cần làm việc thông thạo trên Excel.

Cú pháp sử dụng là:

=LEN(text)

Ví dụ: Bạn muốn đếm số kí tự của một email trong một ô của bảng tính, bạn chỉ cần nhập:

LEN("[email protected]") = 21

(Hàm LEN sẽ đếm cả khoảng trống trong văn bản bạn nhập). Hàm LEN sẽ mang công dụng tách chữ trong Excel khi được kết hợp với những hàm tách chữ đặc trưng khác.

Tách chữ trong Excel kết hợp hàm LEN và hàm LEFT

Ví dụ: Bạn có email: “[email protected]” và muốn tách tên của người này ra. Bạn sử dụng như sau:

=LEFT(A2,LEN(A2)-8)

Trong đó:

• A2 là email cần tách chữ
• LEN(A2): đếm số ký tự trong email
• -8: trừ đi số ký tự của phần đuôi “@xyz.com”

Cách tách tên trong Excel thành các cột riêng biệt

Trong trường hợp bạn muốn tách tên thành các cột riêng biệt, hãy theo dõi những bước sau đây:

1. Chọn cột chứa họ tên bạn muốn tiến hành tách trong bảng tính.

   

2. Truy cập tab Data => Data Tools group rồi click chọn Text to Columns.

   

3. Khi cửa sổ Convert Text to Columns Wizard hiện ra, tìm và chọn tùy chọn Delimited rồi click chọn Next.

   

4. Chọn một hoặc nhiều dấu phân cách tùy vào tên rồi click chọn Next.

   

5. Chọn định dạng và đích dữ liệu rồi click Finish để hoàn tất.

   

6. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ nhận được một bảng tách tên trong Excel.

Hàm tách chữ và số trong Excel

Để tách chữ trong Excel, bạn có thể sử dụng linh hoạt nhiều hàm khác nhau. Đặc biệt, khi muốn tách chữ và số trong Excel, bạn có thể lựa chọn sử dụng các hàm LEFT, RIGHT, MID hoặc kết hợp với các hàm SEARCH, LEN tùy vào từng trường hợp.

Ví dụ: Để tách chữ và số, với số nằm ở bên phải. Bạn có thể tham khảo cho bảng tính của mình như sau:

Để tách chữ, bạn sử dụng hàm RIGHT với cú pháp:

=RIGHT(chuỗi bạn cần tách, LEN(chuỗi bạn cần tách) - Vị trí bắt đầu số + 1)

rồi bấm Enter. Ví dụ:

=RIGHT(C4, LEN(C4) - H4 + 1)

Trong trường hợp này, hàm tách số chính thức sẽ là:

=RIGHT(chuỗi cần tách, LEN(chuỗi cần tách) + 1 - MIN(FIND({0;1;2;3;4;5;6;7;8;9}, chuỗi cần tách & ”0123456789”)))

Ví dụ:

=RIGHT(C4, LEN(C4) + 1 - MIN(FIND({0;1;2;3;4;5;6;7;8;9}, C4 & ”0123456789”)))

Như vậy, là bạn đã có thể tách chữ và số trong bảng tính của mình.

Hàm tách chữ xuống dòng trong Excel

Trong một số trường hợp, để tách chữ trong Excel, bạn cũng có thể sử dụng hàm tách chữ xuống dòng trong Excel với cú pháp vô cùng đơn giản.

Trong Microsoft Excel, có một hàm giúp chèn các kí tự khác nhau vào một ô – Hàm CHAR. Trên Windows, mã của ký tự ngắt dòng là 10, vậy nên khi muốn tách chữ trong Excel bằng cách xuống dòng, ta có công thức:

=CHAR(10) 

(chèn ký tự ngắt dòng vào ô).

Ngoài ra, để gộp các giá trị từ các ô khác nhau vào một ô, bạn có thể dùng hàm CONCATENATE hoặc dấu nối. Khi đó, hàm CHAR sẽ giúp tách dòng ở giữa các ô dữ liệu được gộp.

Công thức được tiến hành như sau:

ô số 1 & CHAR(10) & ô số 2 & CHAR(10) & ô số 3 &…
hoặc 
CONCATENATE(ô số 1, CHAR(10), ô số 2, CHAR(10), ô số 3, …)

Trong hình minh họa, đã tiến hành gộp các đoạn văn bản trong ô A2, B2 và C2 vào cột D2 bằng cách xuống dòng theo công thức như sau:

=A2 & CHAR(10) & B2 & CHAR(10) & C2 
hoặc 
=CONCATENATE(A2, CHAR(10), B2, CHAR(10), C2)

Bạn chắc hẳn đã nắm được cách tách chữ trong Excel được nêu trong bài viết rồi đúng không?