Đôi khi bạn cần phải thực hiện các hành động sắp xếp danh sách trong Word để tài liệu trông chuyên nghiệp và dễ dàng quản lý hơn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp tên theo ABC trong Word 2010 được Khan chia sẻ chi tiết nhất.
Lưu ý về quy tắc xếp tên theo ABC trong Word bạn cần biết
Để sắp xếp danh sách một cách liền mạch và tránh các lỗi không mong muốn, bạn cần tuân thủ các lưu ý sau:
- Danh sách nên được đồng nhất tại các hàng. Ví dụ như danh sách tên thì sẽ là danh sách tên bằng chữ thống nhất từ trên xuống dưới.
- Kiểm tra đảm bảo dữ liệu danh sách tên được nhập theo dạng chữ và đồng nhất theo từng cột nếu nó nằm trong một tài liệu dạng bảng.
- Xóa bất kỳ khoảng trống nào ở đầu đoạn văn bản. Kể cả ô trống nằm ở cột đầu tiên trong bảng bạn cũng cần bổ sung hoặc xóa nếu đó là hàng dữ liệu trống.
Công cụ sắp xếp của Word cho phép bạn sắp xếp văn bản theo nhiều cách khác nhau, bao gồm sắp xếp dựa trên bảng, ký tự đầu tiên của đoạn văn bản, ngày tháng, v.v. Cùng đi qua các bước sắp xếp tên theo ABC trong Word 2010 sau đây.
Cách sắp xếp tên theo ABC trong Word 2010
Danh sách dạng liệt kê tên trong Word khá phổ biến. Dưới đây là hướng dẫn cách sắp xếp tên theo ABC trong Word 2010, kể cả danh sách đó là danh sách họ và tên.
Cách sắp xếp tên theo ABC
Dưới đây là bảng ví dụ về một tài liệu với danh sách dạng tên mà bạn có thể tham khảo:
1. Sử dụng chuột để chọn và bôi đen danh sách tên của bạn.
2. Trên thanh công cụ nằm phía trên cửa sổ làm việc, chọn “Home”.
3. Tìm đến biểu tượng “A và Z” có mũi tên chỉ xuống. Kích chọn để mở cửa sổ chức năng sắp xếp.
4. Tại menu tùy chỉnh “Sort by”, chỉnh thành “Paragraphs”, loại sẽ chuyển thành “Text”. Bạn có thể để nguyên tích chọn “Ascending” (Tăng dần) hoặc đổi thành “Descending” nếu muốn sắp xếp theo thứ tự giảm dần từ Z đến A.
5. Nhấn “OK” để hoàn tất việc sắp xếp danh sách tên trong Word.
Cách sắp xếp danh sách họ và tên theo ABC
Để sắp xếp danh sách họ và tên có phần khó khăn hơn một chút. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
1. Bôi đen danh sách họ và tên mà bạn muốn sắp xếp bằng cách kéo và giữ chuột.
2. Hộp thoại Sort mở ra, bạn tiến hành cách sắp xếp tên theo ABC trong Word như sau:
- Ở ô “Sort by”, chọn “TÊN”.
- Ở ô “Then by”, chọn “HỌ”.
- Ở cả hai mục “HỌ” và “TÊN’ đều chọn “Ascending” nếu muốn sắp xếp theo thứ tự A đến Z. Ngược lại chọn “Descending” nếu muốn sắp xếp theo thứ tự từ Z đến A.
- Tích chọn “Header Row” để giữ lại hàng tiêu đề và không sắp xếp hàng này.
3. Nhấn OK để lưu các thay đổi ở bước 2 là hoàn thành.
Nếu bạn muốn sắp xếp danh sách này theo các tên có nhiều chữ như thường gặp ở người Việt, việc họ và tên có trên 3 chữ là điều bình thường khi tính cả tên đệm. Bạn có thể sắp xếp một cách tương đối bằng cách trên.
Cách sắp xếp tên theo ABC trong Word 2010 với bảng
Ví dụ tiếp theo, giả sử bạn có một bảng và muốn sắp xếp các hàng theo thứ tự bảng chữ cái trong một cột cụ thể, ví dụ như sắp xếp theo tên các thành phố trong một cột.
1. Bước đầu tiên của hướng dẫn cách sắp xếp tên theo ABC trong Word này, bạn cũng truy cập vào tệp văn bản và bôi đen cột STT trong bảng dữ liệu cần sắp xếp. Chọn “Layout” chọn “Sort”.
2. Trong hộp thoại “Sort” mở ra, bạn tiến hành thiết lập như trên hình sau đây:
- Ở ô “Sort by”, chọn “STT”.
- Tích chọn “Header row” để không sắp xếp hàng tiêu đề trong bảng dữ liệu.
- Chọn vào “Options” tích chọn “Sort Column Only” và nhấn OK.
3. Nhấn “OK” để áp dụng sắp xếp.
Bạn có thể làm nhanh hơn bằng cách sắp xếp toàn bộ dữ liệu có trong bảng bên Excel rồi chuyển nó qua Word bằng nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như liên kết dữ liệu từ Excel sang Word.
Trên đây là chia sẻ từ Khan về cách sắp xếp tên theo ABC trong Word 2010. Hy vọng từ nay tài liệu văn bản của bạn sẽ trông dễ theo dõi và chuyên nghiệp hơn.
Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy để lại “Like” & “Share” để ủng hộ Khan mang đến cho bạn đọc nhiều bài viết hữu ích khác. Cảm ơn đã theo dõi!
Ý kiến bạn đọc (0)