Cách Sắp Xếp (SORT) Trong Excel Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

Bạn đã bao giờ cảm thấy bế tắc khi phải sắp xếp dữ liệu trong Excel theo ý muốn? Hoặc nếu đã thành thạo các bước, liệu bạn có biết cách bỏ lệnh SORT mà không làm mất đi các định dạng vốn có của dữ liệu? Tất cả những khó khăn đó sẽ được giải đáp ngay trong bài viết này.

Cách Sắp Xếp (SORT) Dữ Liệu Trong Excel Theo Cột

Sắp xếp dữ liệu theo cột trong Excel là một trong những thao tác cơ bản, dễ thực hiện khi bạn nắm được nguyên tắc cơ bản của công cụ này. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể:

Hướng Dẫn Sắp Xếp Theo Thứ Tự A đến Z Hoặc Z đến A

Ví dụ thực hiện sắp xếp cột “Ngày tiêm mũi 1” từ A đến Z:

1 Chọn ô trong cột cần sắp xếp.

2 Trong thẻ Home, chọn SORT & FILTER tại phần Editing.

3 Có hai tùy chọn:

• Chọn “SORT A to Z” để sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
• Chọn “SORT Z to A” để sắp xếp theo thứ tự giảm dần.

4 Kết quả thu được sẽ như hình bên dưới.

Ngoài cách trên, bạn cũng có thể làm theo các bước sau:

1. Chọn ô trong cột cần sắp xếp.
2. Click chuột phải, chọn SORT và làm theo bước 3 như ở trên.

Cách Sắp Xếp (SORT) Dữ Liệu Trong Excel Theo Hàng Từ Trái Sang Phải

Trong một số trường hợp, bạn cần sắp xếp dữ liệu theo hàng từ trái sang phải. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể:

Ví dụ: Sắp xếp các tháng theo thứ tự đúng:

1 Chọn bảng dữ liệu cần sắp xếp từ trái sang phải.

2 Trong thẻ Data, chọn SORT để mở hộp thoại SORT.

3 Trong hộp thoại SORT, chọn Options và chọn “SORT Left to right”, sau đó nhấn OK.

4 Quay lại hộp thoại SORT, tại mục Row, chọn dòng muốn sắp xếp (trong ví dụ này là Row 2), tại Order chọn Custom List.

5 Chọn Jan, Feb, Mar,… và nhấn OK.

Lưu Ý

• Cách SORT theo hàng từ trái sang phải không hoạt động khi dữ liệu nằm trong định dạng bảng.
• Tính năng Custom Lists vẫn có thể áp dụng cho sắp xếp theo chiều dọc.
• Khi sắp xếp theo hàng, không thể chọn “My data has headers”.

Cách Sắp Xếp Dữ Liệu Trong Một Vùng Dữ Liệu

Có những trường hợp bạn chỉ muốn sắp xếp một vùng dữ liệu cụ thể. Dưới đây là một ví dụ minh họa:

Ví dụ: Sắp xếp họ và tên theo ABC và giới tính theo Nam, Nữ:

1. Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp.
2. Chọn SORT & FILTER, sau đó chọn Custom Sort.
3. Trong hộp thoại SORT, chọn “My data has headers”.
4. Tại SORT by, chọn “Họ và Tên”, tại Order chọn “A to Z”.
5. Chọn Add Level, tại Then by chọn “Giới tính”.
6. Tại Order cùng dòng với Then by, chọn Custom List, tại hộp thoại Custom List, chọn Add, trong List entries điền Nam, Nữ và chọn OK.
7. Trong Custom lists, chọn Nam, Nữ và nhấn OK.
8. Trong hộp thoại SORT, nhấn OK.
9. Kết quả là Họ và Tên được sắp xếp theo ABC và Giới tính được sắp xếp theo Nam trước Nữ sau.

Cách Sắp Xếp Dữ Liệu Trong Excel Kết Hợp Nhiều Điều Kiện

Sắp xếp kết hợp nhiều điều kiện là phương pháp thường được sử dụng cho toàn bộ bảng tính. Dưới đây là một ví dụ cụ thể:

Ví dụ: Sắp xếp dữ liệu theo Nhóm Giới tính, Ngày tiêm mũi 1 và Loại vaccine:

1. Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp. Trong thẻ Data, chọn SORT và mở hộp thoại SORT, chọn “My data has headers”.
2. Tại SORT by, chọn “Giới tính”, tại Order chọn Custom List. Trong hộp thoại Custom List, chọn Add và điền Nam, Nữ. Sau đó nhấn OK.
3. Trong hộp thoại SORT, chọn Add Level. Ở Then by chọn “Ngày tiêm mũi 1”, tại Order chọn Oldest to Newest.
4. Chọn tiếp Add Level. Ở Then by chọn “Loại vaccine”, tại Order chọn A to Z và nhấn OK.
5. Kết quả dữ liệu được sắp xếp theo 2 nhóm Nam và Nữ cùng 2 điều kiện còn lại.

Sử Dụng Hàm SORT Kết Hợp Hàm FILTER Trong Excel

Trường hợp bạn muốn vừa lọc vừa sắp xếp dữ liệu, có thể sử dụng hàm SORT kết hợp hàm FILTER. Tuy nhiên, hàm này chỉ có thể sử dụng cho các phiên bản Office 365 có đăng ký gói hàng tháng.

Ví dụ: Lọc và sắp xếp số lượng tiêm chủng của nhân viên Hoa từ ngày 6/7/2021 đến 15/8/2021:

1. Xác định các điều kiện lọc.
2. Tại ô F8, nhập công thức: =FILTER(B2:D12, (B2:B12>=G3) * (B2:B12<=G4) * (A2:A12=G5)).
   • B2:D12 là khoảng dữ liệu cần lọc.
   • B2:B12>=G3 là điều kiện lọc từ ngày 6/7/2021.
   • B2:B12<=G4 là điều kiện lọc đến ngày 15/8/2021.
   • A2:A12=G5 là điều kiện lọc cho nhân viên Hoa.
3. Sau khi lọc, sử dụng hàm SORT để sắp xếp: =SORT(F8:H10, 3, 1).
   • F8:H10 là vùng dữ liệu mới lọc.
   • 3 là vị trí của cột dữ liệu Số lượng.
   • 1 biểu thị cho sắp xếp tăng dần.
4. Kết quả sau khi sắp xếp.

Ngoài cách dùng hàm SORT, bạn vẫn có thể sử dụng công cụ SORT and FILTER truyền thống để thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.

Cách Bỏ Lệnh Sắp Xếp (SORT) Trong Excel

Trong quá trình thực hiện lệnh SORT, dữ liệu của bạn có thể bị thay đổi. Dưới đây là cách để bỏ lệnh SORT một cách toàn diện:

1. Tại cột mới, nhập số thứ tự cho từng dòng.
2. Sử dụng lệnh SORT, dữ liệu sẽ bị thay đổi vị trí.
3. Thực hiện lệnh SORT trên cột số thứ tự để quay lại thứ tự ban đầu.
4. Kết quả trả lại bảng dữ liệu như ban đầu.

Chắc hẳn sau bài viết này, bạn đã có được nhiều kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về cách SORT trong Excel. Nhớ ghi nhớ lại các bước để sử dụng khi cần thiết, chắc chắn công việc của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn đấy. Nếu bài viết hữu ích, hãy Like, Share và Comment để ủng hộ chúng tôi nhé.