Cách chuyển Excel sang Word cực dễ không nên bỏ qua

Các bảng tính thống kê trong Word thường rất khó xử lý. Vì vậy, nhiều người dùng lựa chọn sử dụng Excel để thực hiện các phép tính, sau đó chuyển dữ liệu sang file Word. Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi có thể gặp phải các lỗi về định dạng hay font chữ. Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết các phương pháp chuyển Excel sang Word một cách đơn giản và hiệu quả.

Cách chuyển Excel sang Word giữ nguyên định dạng

Chuyển Excel sang Word bằng lệnh Copy và Paste Special

Bước 1: Copy dữ liệu từ Excel

• Chọn dữ liệu trong file Excel mà bạn muốn sao chép.
• Nhấn chuột phải và chọn Copy, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.

Bước 2: Mở file Word và dán dữ liệu

• Mở file Word nơi bạn muốn chuyển dữ liệu.
• Tại tab Home, nhấn vào Paste, chọn Paste Special. Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Alt + V.

Bước 3: Chọn định dạng dán

• Trong hộp thoại Paste Special, chọn Microsoft Excel Worksheet Object và nhấn OK.

Chuyển Excel sang Word bằng lệnh Copy + Paste + AutoFit

Phương pháp này giúp điều chỉnh kích thước phù hợp với trang giấy Word cho việc in.

Bước 1: Copy và dán dữ liệu

• Sao chép và dán dữ liệu từ file Excel sang Word. Lưu ý không chọn những ô dữ liệu có định dạng Merge & Center.

Bước 2: Điều chỉnh bảng tính trên Word

• Cách 1: Đưa con trỏ chuột lên góc trên cùng bên trái của bảng tính (có hình mũi tên), nhấn chuột phải và chọn AutoFit → AutoFit to Window.
• Cách 2: Đặt con trỏ vào bất kỳ vị trí nào trong bảng tính, vào tab Layout, chọn AutoFit → AutoFit Window.

Phần mềm chuyển Excel sang Word

Sử dụng phần mềm Okdo Excel to Word Converter

• Tải và cài đặt phần mềm.
• Mở phần mềm, nhấn vào Add File để tải file Excel lên.
• Chọn định dạng cho file Word, sau đó nhấn Convert để hoàn thành quá trình.

Sử dụng phần mềm Ailt Excel to Word RTF Converter

• Tải và cài đặt phần mềm.
• Thêm file Excel vào danh sách và nhấn Convert để bắt đầu chuyển đổi.

Cách chuyển Excel sang Word trực tuyến

Chuyển Excel sang Word bằng Convertio.co

Bước 1: Truy cập trang web

• Mở trình duyệt web và truy cập vào địa chỉ Convertio.co.

Bước 2: Tải file lên và chuyển đổi

• Nhấn Chọn Tập tin để upload file Excel cần chuyển đổi.
• Chọn Chuyển đổi để bắt đầu quá trình chuyển đổi.
• Nhấn Tải về để lưu file sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất.

Chuyển Excel sang Word bằng SmallPDF.com

Bước 1: Truy cập trang web

• Truy cập vào bộ chuyển đổi tài liệu trên trang web SmallPDF.com.

Bước 2: Tải file và chuyển đổi

• Bấm Chọn các tệp để tải lên file Excel.
• Chọn PDF sang Word.
• Tải file Word xuống sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất.

Chuyển Excel sang Word bằng PDFmall.com

Bước 1: Truy cập trang web

• Truy cập vào địa chỉ PDFmall.com.

Bước 2: Tải file lên và chuyển đổi

• Nhấn vào Choose File để tải lên file Excel.
• Chọn định dạng cần chuyển đổi là *.docx, rồi bấm Chuyển đổi ngay.
• Nhấn nút mũi tên hướng xuống để lưu file Word sau quá trình chuyển đổi.

Liên kết dữ liệu từ Excel sang Word

Nếu bạn cần thường xuyên cập nhật dữ liệu từ Excel sang Word, có thể sử dụng tính năng liên kết dữ liệu tự động để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Bước 1: Sao chép dữ liệu từ Excel

• Sao chép dữ liệu từ file Excel bằng tổ hợp phím Ctrl + C.

Bước 2: Liên kết dữ liệu trong Word

• Trong file Word, tại tab Home, chọn Paste → Paste Special.
• Hộp thoại Paste Special xuất hiện, chọn mục Paste link, sau đó chọn Microsoft Excel Worksheet Object và nhấn OK.

Khi dữ liệu trong Excel thay đổi, dữ liệu tương ứng trong Word cũng sẽ tự động cập nhật theo.

Cách xử lý khi chuyển Excel sang Word bị lỗi font

Để sửa lỗi font chữ, đầu tiên bạn cần xác định bảng mã của dữ liệu:

Bảng mã thông dụng:

• TCVN3: Các font bắt đầu bằng .Vn (VD: .VnTime, .VnArial).
• VNI Windows: Các font bắt đầu bằng VNI- (VD: VNI-Disney).
• Unicode: Arial, Times New Roman.

Các bước sửa lỗi font chữ khi chuyển đổi

Bước 1: Copy đoạn văn bản bị lỗi font chữ.

Bước 2: Sử dụng Unikey

• Nhấn chuột phải vào biểu tượng Unikey, chọn Công cụ…[CS+F6].
• Nhấn vào Đảo bảng mã để chuyển từ Nguồn là VNI Windows sang Đích là Unicode. Sau đó nhấn Chuyển mã.
• Xác nhận thông báo chuyển đổi thành công và nhấn OK.

Bước 3: Dán văn bản đã sửa lỗi vào Word

• Quay lại file Word ban đầu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + V để dán văn bản vừa được sửa lỗi.

Như vậy, bài viết đã hướng dẫn chi tiết cách chuyển Excel sang Word một cách đơn giản và hiệu quả. Đừng quên like, share và ghé thăm Khan mỗi ngày để biết thêm nhiều thủ thuật hay!