Cách căn lề chuẩn trong Word và những điều bạn nên biết

Việc điều chỉnh lề và bố cục trong văn bản hành chính có vai trò quan trọng, giúp bản trình bày thêm chuyên nghiệp và dễ đọc hơn. Trong bài viết này, Khan sẽ hướng dẫn bạn cách căn lề chuẩn trong Word một cách nhanh chóng và đơn giản.

Quy định căn lề chuẩn trong văn bản hành chính

Theo Nghị định 30/2020 về công tác văn thư, Chính phủ đã quy định các yếu tố hình thức cho văn bản hành chính như sau:

Kích thước giấy

• Khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm)

Định lề chuẩn trong Word (khổ giấy A4)

• Lề trên: Cách mép trên từ 2 – 2,5 cm
• Lề dưới: Cách mép dưới từ 2 – 2,5 cm
• Lề trái: Cách mép trái từ 3 – 3,5 cm
• Lề phải: Cách mép phải từ 1,5 – 2 cm

Trên đây là các quy định của nhà nước về căn lề chuẩn trong Word đối với văn bản hành chính. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện căn lề chuẩn nhanh chóng và chính xác đánh dấu trong các phiên bản Word phổ biến.

Cách hiện thanh căn lề trong Word

Word 2016 trở lên

1. Mở giao diện Word, trên thanh công cụ chọn View > Show > Ruler.

Word 2010 và 2013

Word 2010

1. Mở giao diện Word, chọn tab View trên thanh công cụ, sau đó tích vào mục Ruler để hiển thị thanh thước.
2. Mở Word Options và cài đặt đơn vị đo theo ý thích.

Word 2013

1. Tương tự như Word 2010, chọn View > Ruler để hiển thị thanh thước.

Word 2007 và 2003

Theo đặc thù của các phiên bản này, hai thanh thước không thể hiển thị đồng thời.

Word 2007

Cách hiện thanh thước ngang:

1. Mở giao diện Word, chọn View.
2. Đi đến tab Show/Hide và chọn Ruler để hiển thị thanh thước.

Cách hiện thanh thước dọc:

1. Nhấn chọn biểu tượng Microsoft ở góc trái màn hình và chọn Word Options.
2. Chọn Advanced.
3. Tại mục Display, chọn Show Vertical ruler in Print Layout view để hiển thị thanh thước dọc.

Word 2003

Cách mở thanh thước ngang:

1. Mở giao diện Word, chọn thẻ View và tích vào mục Ruler để mở thanh thước ngang.

Cách mở thanh thước dọc:

1. Chọn Tools > Options.
2. Nhấn View và hiển thị mục Print and Web Layout options.
3. Tích vào Vertical ruler (Print view only) và nhấn OK để kích hoạt thanh thước dọc.

Cách căn lề chuẩn trong Word 2010

1 Mở giao diện Word, chọn File > Options.

2 Xuất hiện hộp thoại Word Options, nhấn chọn Advanced.

3 Trong mục Show measurements in units of, chọn Centimeters > chọn OK để xác nhận.

4 Quay lại giao diện Word 2010, chọn thẻ Page Layout > Margins.

5 Chọn Custom Margins và thay đổi các thông số theo lề chuẩn trong Word.

Cách căn lề chuẩn trong Word 2016 trở lên

1 Ở tùy chọn Word, chọn biểu tượng và nhấn chọn Options (Tùy chọn).

2 Chọn Advanced (Nâng cao).

3 Trong phần Hiển thị, chuyển đơn vị đo từ Inch sang Centimeters.

4 Quay lại giao diện Word 2016, chọn Layout (Bố trí).

5 Chọn các kiểu căn chỉnh lề mặc định hoặc tự chỉnh các thông số theo chuẩn.

6 Nhấn OK để lưu lại.

Cách căn lề chuẩn trong Word 2007 và 2003

Word 2007

1 Chuyển đổi đơn vị của thanh thước như phiên bản Word 2010. Sau đó, chọn tab Page Layout > Margins.

2 Chọn Custom Margins.

3 Điều chỉnh các thông số Top, Bottom, Left, Right để đạt lề chuẩn trong Word.

Word 2003

1 Chuyển đơn vị sang Centimeters bằng cách ấn vào Tools > Options.

2 Tại General options, đổi đơn vị từ Inches sang Centimeters, nhấn OK xác nhận.

3 Quay về giao diện chính, nhấn File > Page Setup.

4 Điều chỉnh các thông số Top, Bottom, Left, Right để căn chỉnh lề chuẩn trong Word.

Như vậy, Khan đã hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện căn lề chuẩn trong Word. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với chúng mình để được giải đáp.

Mong rằng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích cho bạn. Hãy Like, Share và Comment để chúng mình có thể giúp đỡ bạn với những vấn đề khác liên quan đến phần mềm!