8 Cách Giảm Dung Lượng File Excel Đơn Giản Nhất

Hiện nay, Excel là một trong những phần mềm phổ biến đối với dân văn phòng và người sử dụng bộ Microsoft Office. Tuy nhiên, khi gặp các file Excel có kích thước lớn, bạn có thể gặp nhiều khó khăn. Hãy cùng Khan khám phá 8 cách giảm dung lượng file Excel đơn giản sau đây.

1. Lưu File Dưới Dạng Tập Tin Nhị Phân

Một trong những cách hiệu quả để giảm dung lượng file Excel là lưu dưới dạng tập tin nhị phân. Các bước thực hiện như sau:

1. Nhấp vào tab File, chọn Open… và chọn file cần thao tác.
2. Nhấp lại vào tab File, chọn Save As.
3. Nhập tên tập tin mới.
4. Nhấp vào File Format.
5. Chọn định dạng Excel Binary Workbook nằm dưới Specialty Formats.
6. Cuối cùng, nhấp Save. File Excel nhỏ hơn sẽ được lưu vào máy tính của bạn.

2. Loại Bỏ Định Dạng Khỏi Các Hàng Và Cột Trống

Loại bỏ định dạng các hàng và cột trống là một cách hiệu quả để giảm dung lượng file.

1 Chọn ô được định dạng.

2 Chọn Home > Conditional Formatting > Clear Rules.

3 Để xóa định dạng một ô, nhấp Clear from Selected Cells.

4 Để xóa định dạng từ tất cả các ô, nhấp Clear Rules from Entire Sheet.

3. Loại Bỏ Định Dạng Có Điều Kiện

Định dạng có điều kiện cũng có thể làm tăng kích thước file. Đây là cách loại bỏ nó:

Cách 1

1. Chọn vùng dữ liệu cần xóa Conditional formatting.
2. Chọn mục Clear Rules from Select Cells để xóa toàn bộ thiết lập trong vùng đã chọn.
3. Chọn Clear Rules from Entire Sheet để xóa toàn bộ thiết lập trong Sheet hiện tại.

Cách 2

1. Chọn Manage Rules trong cửa sổ Manage Rules.
2. Chọn từng điều kiện cần xóa rồi bấm chọn Delete.

4. Nén Dung Lượng Hình Ảnh

Hình ảnh trong file Excel có thể chiếm nhiều dung lượng. Bạn có thể nén chúng bằng cách sau:

1 Chọn hình ảnh cần nén.

2 Chọn Format > Compress Pictures.

3 Bỏ tích Apply only to this picture, chọn Email (96 ppi): minimize document size for sharing và nhấp OK.

5. Loại Bỏ Dữ Liệu Ẩn

Dữ liệu ẩn như các trang tính, hàng và cột cũng làm tăng dung lượng. Cách loại bỏ như sau:

1. Vào file Excel, nhấn Info > Check for Issues > Inspect Document.
2. Trong hộp thoại Document Inspector, nhấp Inspect và xem các hàng và cột ẩn trong toàn bộ sổ làm việc.
3. Nhấp Remove All để xóa toàn bộ hàng và cột ẩn.
4. Cuối cùng, nhấp Close để đóng hộp thoại.

6. Xóa Watch

Watch Window giúp bạn xem thông tin về các ô cụ thể nhưng cũng có thể làm tăng dung lượng. Các bước xoá Watch như sau:

1 Chọn Formulas > Watch Window.

2 Chọn Delete Watch.

7. Cắt Giảm Phạm Vi Bảng Tính Được Sử Dụng

Cách này giúp loại bỏ các vùng trống trong bảng tính:

1. Chọn các hàng/cột trống bằng tổ hợp phím Ctrl + Shift + phím mũi tên phải/xuống.
2. Bấm chuột phải vào vị trí bôi đen.
3. Chọn Delete để xóa các vùng chưa sử dụng.

8. Loại Bỏ Các Công Thức Không Cần Thiết

Các công thức không cần thiết có thể làm tăng dung lượng file. Các bước loại bỏ như sau:

1. Bôi đen bảng dữ liệu.
2. Nhấn Copy để sao chép.
3. Nhấn chuột phải và trong phần Paste Options chọn biểu tượng Values (V) để xóa công thức.

Các Câu Hỏi Thường Gặp

Tại Sao Phải Giảm Dung Lượng File Excel?

Giảm dung lượng giúp dễ dàng chia sẻ file và giảm thời gian tải tệp. Bạn cũng không cần các phần mềm nén file.

Các File Excel Cần Giảm Dung Lượng

File Excel có dung lượng lớn thường do nhận xét, công thức, định dạng, trang tính ẩn,… Điều này đặc biệt quan trọng với các lĩnh vực như tài chính, đầu tư, hay ngân hàng.

Qua bài viết, Khan đã hướng dẫn bạn một số cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả và nhanh chóng nhất. Chúc các bạn thành công.