5 Cách Giảm Dung Lượng File Word Hiệu Quả

Giảm dung lượng file Word là cách hữu hiệu để giảm kích thước tài liệu có chứa nhiều hình ảnh, phông chữ và các đối tượng khác. Nếu bạn đang xử lý một tài liệu dài với kích cỡ lớn, hãy áp dụng các phương pháp dưới đây để nén file Word sao cho phù hợp với nhu cầu công việc của mình. Cùng theo dõi bài viết chi tiết của Khan nhé!

Lưu ý trước khi thực hiện giảm dung lượng file Word

Không phải tất cả các mẹo dưới đây đều phù hợp với mọi loại tài liệu. Đôi khi chúng không áp dụng cho trường hợp của bạn (ví dụ, nếu bạn không có hình ảnh, các mẹo nén hình ảnh sẽ không hiệu quả). Tuy nhiên, chúng tôi đã thử nghiệm mọi phương pháp và biết rằng chúng đều hoạt động hiệu quả.

1. Chuyển đổi sang định dạng DOCX để giảm dung lượng file Word

Microsoft đã giới thiệu định dạng DOCX từ Office 2007. Nếu vẫn sử dụng định dạng .doc, bạn nên chuyển sang .docx. Định dạng này nén nội dung tài liệu, giống như một tệp ZIP.

Cách làm:

1 Mở file .doc bằng Word, nhấp vào File > Info > Convert.

2 Nhấp vào “OK” khi xuất hiện lời nhắc, sau đó lưu phiên bản tài liệu mới thành .docx.

Việc chuyển đổi này giúp giảm đáng kể kích thước file. Trong thử nghiệm với một file .doc chứa 6 hình ảnh, nhiều bảng và dấu định dạng, file .doc có kích thước 6001KB nhưng khi chuyển sang .docx chỉ còn 721KB — giảm 12% kích thước.

2. Nén tất cả hình ảnh trong tài liệu Word

Nếu tài liệu chứa nhiều hình ảnh, nén chúng sẽ giúp giảm đáng kể dung lượng.

Cách thực hiện:

1 Bấm vào File > Save As > More Options.

2 Ở hộp thoại “Save As”, nhấp vào Tools > Compress Pictures.

3 Chọn loại nén phù hợp (ví dụ: nén để gửi email hoặc đăng lên web), nhấp vào “OK” và lưu tài liệu với tất cả các hình ảnh đã được nén.

3. Ngừng nhúng phông chữ vào file Word

Nếu bạn sử dụng các phông chữ phổ biến mà hầu hết mọi người đều có, việc nhúng phông chữ vào tài liệu là không cần thiết và gây tốn dung lượng.

Cách làm:

1. Đi đến File > Options > Save.
2. Tắt tùy chọn “Embed fonts in the file”.

Việc này có thể giảm kích thước tệp tới 2MB.

4. Dừng sử dụng hình thu nhỏ trong file Word

File Explorer đã tự hiển thị hình thu nhỏ và không cần Word trợ giúp. Việc tắt tùy chọn này sẽ giảm kích thước tệp đáng kể.

Cách thực hiện:

1. Mở tài liệu, nhấp vào File > Info > Properties > Advanced Properties.
2. Tắt hộp kiểm “Save thumbnails for all Word documents” và nhấp vào “OK”.

Tùy chọn này cũng nằm trong hộp thoại “Save As” với tên “Save Thumbnail”.

5. Nén file Word thành RAR bằng WinRar hoặc 7-Zip

Sử dụng phần mềm nén như WinRar hoặc 7-Zip giúp giảm kích thước file đáng kể. Tuy nhiên, người nhận file cũng cần có phần mềm tương tự để giải nén.

Cách thực hiện:

1. Tìm file Word cần giảm dung lượng, kích chuột phải vào nó.
2. Chọn Add to Archive… để vào cửa sổ tùy chỉnh nén hoặc chọn Add to “tên tệp.rar” để nén nhanh.

Kết Luận

Trên đây là các bước giúp bạn giảm dung lượng file Word hiệu quả, giúp việc gửi và lưu trữ tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy để lại Like & Share để Khan tiếp tục mang đến cho bạn nhiều bài viết hữu ích khác. Cảm ơn đã theo dõi!

Bài viết liên quan:

• Tổng hợp những cách tạo chữ nghệ thuật trong Word 2013
• Khám phá 3+ tips xoay bảng trong Word nhanh chóng
• Nguyên nhân và cách xử lý khi file Word bị lỗi

Theo dõi chúng tôi tại Khan để nhận thêm nhiều mẹo hữu ích!