4 Cách Tạo Drop List Trong Excel Không Hề Khó Khăn

Liệu bạn đã bao giờ nghe qua về Drop List chưa? Đây là một công cụ hỗ trợ bạn rất nhiều trong công việc, đặc biệt đối với những bạn cần quản lý hàng trăm, hàng ngàn thông tin trên cùng một sheet. Hãy cùng khan.com.vn khám phá những cách tạo Drop List trong Excel qua bài viết dưới đây để hiểu hơn về công cụ hữu ích này nhé.

Drop List Trong Excel Là Gì?

Drop List, còn được gọi là menu đổ xuống trong Excel, là kiểu định dạng dữ liệu rất tiện lợi. Một số công dụng phổ biến của nó là:

• Tạo danh mục cần nhập vào ô.
• Dễ dàng nhập các đặc tính (tên, nghề nghiệp,…) để phục vụ mục đích lấy thông tin.
• Có thể sử dụng để chấm công.
• Quản lý hàng hóa, kho bãi một cách dễ dàng hơn.

Các phương pháp tạo Drop List mà khan.com.vn sắp giới thiệu đến bạn đều có thể áp dụng cho mọi phiên bản của Excel, từ 2010 đến 2016 và các phiên bản khác.

Cách Tạo Drop List Trong Excel Với Dữ Liệu Nhập Thủ Công

Để tạo Drop List trong Excel với dữ liệu nhập thủ công, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn ô muốn tạo danh sách thả xuống, vào thẻ Data, ở mục Data Validation chọn Data Validation…

Bước 2: Trong bảng chọn Data Validation, bạn vào thẻ Settings và thực hiện các bước sau:

• Ở mục Allow, chọn List.
• Ở mục Sources, nhập tên các thành phần cần tạo list (ngăn cách bằng dấu chấm phẩy).

Ví dụ: Nhập “Nam;Nữ” vào mục Sources. Sau khi nhập các thông tin, nhấn OK để hoàn tất.

Kết quả

Bạn sẽ thấy một Drop List thả xuống với các lựa chọn Nam và Nữ.

Cách Tạo Drop List Với Liên Kết Dữ Liệu Có Sẵn

Nếu bạn đã có một bảng dữ liệu cần nhập vào Drop List, cách tạo Drop List sẽ diễn ra như sau:

Bước 1: Chọn ô muốn tạo danh sách thả xuống, vào thẻ Data, ở mục Data Validation chọn Data Validation…

Bước 2: Bảng chọn Data Validation hiện lên, vào thẻ Settings và:

• Ở mục Allow, chọn List.
• Ở mục Sources, nhấp vào hình ô vuông bên phải và chọn vùng dữ liệu cần tạo list, sau đó nhấn ENTER rồi OK.

Kết quả

Dữ liệu sẽ được liên kết tự động vào Drop List.

Cách Tạo 2 Drop List Phụ Thuộc Trong Excel

Bước 1: Tạo các bảng dữ liệu chứa thông tin cần nhập.

Bước 2: Đặt tên cho các thành phần trong bảng dữ liệu bằng cách bôi đen từng cột, nhấn chuột phải và chọn Define Name…

• Đặt tên không dấu cách và phải khớp với thông tin phụ thuộc (ví dụ “Đỏ”, “Vàng”, “Xanh”).

Bước 3: Chọn các ô cần tạo Drop List, vào thẻ Data, ở mục Data Validation, chọn Data Validation…

Bước 4: Trong bảng chọn Data Validation:

• Ở mục Allow, chọn List.
• Ở mục Sources, nhập công thức sau và nhấn OK:

=INDIRECT(SUBSTITUTE(địa chỉ ô phụ thuộc," ",""))

Ví dụ: Địa chỉ ô phụ thuộc là C7.

Kết quả

Drop List không chỉ phụ thuộc vào dữ liệu mà còn tự động cập nhật và tổng hợp dữ liệu phụ thuộc.

Cách Tạo Drop List Với Data Validation Nâng Cao

Không Cho Phép Nhập Dữ Liệu Khác Ngoài Danh Sách Thả Xuống

Khi tạo Drop List, nếu muốn chỉ có thể chọn những thành phần trong danh sách, hãy tick chọn ô In-cell dropdown trong bảng chọn Data Validation.

Thêm Hoặc Xóa Mục Trong Drop List

Bước 1: Thêm hoặc xóa bất kỳ ô nào trong cột thông tin.

Bước 2: Chọn các ô cần chỉnh sửa danh sách thả xuống, vào thẻ Data, ở mục Data Validation, chọn Data Validation…

Bước 3: Trong bảng chọn Data Validation:

• Ở mục Allow, chọn List.
• Ở mục Sources, chọn lại vùng dữ liệu sau khi chỉnh sửa.
• Tick vào ô Apply these changes to all other cells with the same settings.

Tạo Danh Sách Thả Xuống Động Bằng Hàm OFFSET

Bước 1: Tạo bảng dữ liệu với thông tin cần nhập.

Bước 2: Đặt tên cho cột dữ liệu không dấu cách và nhập công thức:

= OFFSET(địa chỉ ô bắt đầu,0,0,COUNTA(cột cần tạo Drop List))

Bước 3: Chọn các ô cần tạo Drop List, vào thẻ Data, ở mục Data Validation, chọn Data Validation…

Bước 4: Trong bảng chọn Data Validation:

• Ở mục Allow, chọn List.
• Ở mục Sources, nhập tên cột vừa đặt và nhấn OK.

Kết quả

Drop List sẽ tự động cập nhật khi cột dữ liệu thay đổi.

Cách Xóa Drop List Trong Excel

Bước 1: Chọn ô có danh sách thả xuống. Vào thẻ Data, ở mục Data Validation, chọn Data Validation…

Bước 2: Bảng chọn Data Validation hiện lên, nhấn Clear All và nhấn OK.

Như vậy, sau bài viết này, chắc chắn bạn đã có thêm kiến thức về Drop List cũng như cách tạo Drop List trong Excel. Đừng quên Like, Share bài viết, và ghé thăm khan.com.vn thường xuyên để biết thêm nhiều thủ thuật hay ho nhé.